a. Privāto sektoru
Privātā sektora uzņēmums ir brīvs savās darbībās attiecībā uz iepirkumu organizēšanu;
neeksistē nekādi likumiski noteikti ierobežojumi, kas nosaka veidu kādā uzņēmumam
vajadzētu izvēlēties piegādātāju komunikāciju sektorā. Tomēr publisko iepirkumu likumā ir
atrunāti noteikumi, kā izvēlēties sadarbības partneri, un daudzi no tiem var palīdzēt arī
privātā sektora pārstāvjiem. Skaidri definēti mērķi, prasības un vērtēšanas kritēriji motivē
piegādātājus sadarbībai un rada lielāku vēlmi piedalīties iepirkumā. Pēc nozarē atzīstamiem
standartiem un augstā kvalitātē organizēts konkurss kalpos Jūsu biznesa interesēm
ilgtermiņā arī pēc konkursa un cels jūsu uzņēmuma reputāciju nozarē.
Publiskā sektora uzņēmumiem (Valsts, pašvaldību institūcijām un kapitālsabiedrībām)
ir jāievēro virkne nosacījumu un ierobežojumu, lai varētu sākt sadarbību ar piegādātāju
komunikāciju sektorā (piemēram, medijiem vai radošo, digitālo, mediju, kā arī jebkuru citu
komunikāciju sektorā strādājošu aģentūru).
b. Publisko sektoru
Publisko iepirkumu likums paredz, ka pasūtītājam konkursā ir jāizvēlas lētāko vai saimnieciski visizdevīgāko piedāvājumu, lai efektīvi izmantotu valsts vai pašvaldības iestādes līdzekļus, maksimāli samazinot pasūtītāja riskus. Pasūtītājam, skaidri definējot savas vajadzības, ir ieteicams izvēlēties nevis lētāko, bet kvalitatīvāko un efektīvāko piedāvājumu, ņemot vērā potenciālos riska faktorus, ar kuriem var nākties saskarties, strādājot ar izvēlēto piegādātāju un rodoties kādiem neparedzētiem apstākļiem. Turklāt pastāv dažādi iepirkumu veidi, kurus var izmantot komunikāciju iepirkumu sfērā katrai vajadzībai, piemeklējot ērtāko un izdevīgāko risinājumu.
a. Iepriekš esam izmantojuši, bet vairs neizmantojam
Ir virkne iemeslu, kādēļ vērts izmantot mediju aģentūras savu preču vai pakalpojumu reklamēšanai. Profesionālā pieredze, mediju un auditorijas pētījumu dati, mediju plānošanas rīki un programmatūra, spēja optimizēt mediju tēriņus, lai efektīvi nodrošinātu definēto mērķu sasniegšanu, ļaus sekmīgi izstrādāt mediju stratēģiju un gūt lielāku atdevi no ieguldījumiem. Turklāt jāņem arī vērā, ka aģentūras vairumpircēja attiecības ar medijiem nodrošina būtiskas cenu priekšrocības.
b. Nekad neesam izmantojuši
Ir virkne iemeslu, kādēļ vērts izmantot mediju aģentūras savu preču vai pakalpojumu reklamēšanai. Profesionālā pieredze, mediju un auditorijas pētījumu dati, mediju plānošanas rīki un programmatūra, spēja optimizēt mediju tēriņus, lai efektīvi nodrošinātu definēto mērķu sasniegšanu, ļaus sekmīgi izstrādāt mediju stratēģiju un gūt lielāku atdevi no ieguldījumiem. Turklāt jāņem arī vērā, ka aģentūras vairumpircēja attiecības ar medijiem nodrošina būtiskas cenu priekšrocības.
c. Ir pieredze, taču neesam apmierināti ar servisu/cenām
Ilgtermiņa attiecības ļauj sadarbības partneriem uzkrāt zināšanas par zīmolu un strādāt pie tā attīstības padziļinātā līmenī, tādēļ pirms aģentūras maiņas vēlams pārliecināties, vai ir darīts viss iespējamais, lai uzlabotu sadarbību ar esošo piegādātāju. To iespējams izdarīt, galvenokārt, veicot procesu un sadarbības auditu (atsevišķās situācijās arī mediju auditu). Tādējādi var identificēt sektorus, kurus iespējams uzlabot (sākot ar specifiskiem mediju parametriem līdz pat juridisko attiecību regulējumam, aģentūras izcenojumiem, sadarbības modelim u.c.).
d. Esam atraduši mediju aģentūru, esam apmierināti ar sadarbību
Vai zināt, uz kādiem parametriem (mērķiem, mērķauditoriju, mērķauditorijas paradumiem) un datiem balstīta Jūsu mediju stratēģija? Vai esiet pārliecināti, ka reklāmas izvietošanas kvalitāte ir augsta? Vai esiet droši, ka maksājat adekvātu cenu par reklāmas vietām ņemot vērā attiecīgo ieguldījumu? Ilgstoša sadarbība veido ērtākas attiecības starp klientu un mediju aģentūru, tomēr, ja kaut uz vienu no augstākminētiem jautājumiem nevarat sniegt skaidru atbildi, ir vērts pārliecināties vai ir iespējams uzlabot rezultātus ar pašreizējo sadarbības partneri, vai saņemat adekvātus cenu nosacījumus, jeb varbūt nepieciešama piegādātāja maiņa.
a. Jā / drīzāk jā
Lai izvēlētos tādu piegādātāju risinājumu, kurš būs visatbilstošākais Jūsu mārketinga
stratēģijai, attiecīgā sektora (radošais, mediju, digitālais) konkursa nolikums ir jāizstrādā
tā, lai izvērtēšanā maksimāli tiktu ņemti vērā tieši Jums svarīgie kvalitātes, kā arī mediju
gadījumā, cenu veidojošie faktori, kuri ir visnozīmīgākie mārketinga stratēģisko rezultātu
sasniegšanai (piemēram, sezonalitāte, cenas, risinājuma ilgtspējība un adaptēšanas iespējas,
pretendenta kapacitāte vai fleksibilitāte utt., utjpr.). Jo precīzāk definētas prasības un jo
skaidrāk definēti izvērtēšanas kritēriji, jo lielāka būs garantija, ka saņemtie pretendentu
piedāvājumi efektīvāk sasniegs Jūsu izvirzītos mērķus.
Veicot mediju iepirkumu, jāņem vērā tas, ka dažādu iemeslu dēļ (konkurentu aktivitāte,
budžeta izmaiņas u.tml.) var kļūt neiespējami (vai nevēlami) realizēt mediju kampaņu
tā, ka tas sākotnēji stratēģiski bija plānots. Šādā situācijā nolikuma ierobežojumu dēļ
piedāvājums var kļūt spēkā neesošs vai nepiemērots. Tādēļ viens no risinājumiem šādas
situācijas novēršanai ir citu budžetu, sezonalitātes un pārējo mediju cenu ietekmējošos
faktoru izvērtēšana, un kopējā piedāvājuma izvērtēšana ar attiecīgiem svariem, piešķirot
lielāko svaru visvairāk iespējamajiem scenārijiem (piemēram, ja plānojat vislielākās mediju
aktivitātes vasarā un rudenī, piešķiriet šo mēnešu sezonālajiem indeksiem lielāko svaru, taču
izvērtējot piedāvājumus vērā ņemiet arī sezonālos indeksus citos mēnešos)
b. Nē / drīzāk nē
Pārdomāta ilgtermiņa zīmola mārketinga stratēģija ļauj precīzāk un vieglāk definēt mērķus
un citus būtiskus parametrus zemākas kārtas komunikāciju iepirkuma disciplīnā(s) (radošajā,
mediju, digitālajā u.c.), kas savukārt nodrošina precīzāku piedāvājumu izstrādi, motivētākus
pretendentus, mazāku risku pasūtītājam, vieglāk salīdzināmus piedāvājumus.
Tādēļ šādā situācijā vispirms svarīgi nonākt pie skaidras zīmola stratēģijas, iespējams pat
atsevišķās un komplicētās situācijās veicot arī atsevišķi stratēģijas iepirkumu.
Panākt vēlamos komunikācijas rezultātus un baudīt darba augļus iespējams tikai tad,
ja tie ir skaidri definēti un saprotami. Skaidri definētu mediju parametru sasniegšanai
piemērotāks vairumā gadījumu būs atklāta konkursa formāts, taču specifisku radošu
apakšdisciplīnu rezultātu sasniegšanai, kā piemēram, saukļa vai stila grāmatas izstrādei,
reklāmas video un/vai audio klipa izgatavošanai, vislabākais risinājums vairumā gadījumā
būs sarunu procedūra ar potenciālajiem pakalpojuma piegādātājiem.
a. Jā / iespējams jā
Ja ir paredzēts pirkt līdzīgus pakalpojumus dažādu valstu tirgos, ka arī tad, ja ir nepieciešami dažāda rakstura pakalpojumi, kurus atšķirīgi piegādātāji var piegādāt ar atšķirīgiem nosacījumiem un/vai kurus bez apakšuzņēmēju piesaistes nevar piegādāt viens piegādātājs, ieteicams iepirkumu sadalīt lotēs, lai ar vienu iepirkumu iegādātos pakalpojumus no vairākiem piegādātajiem, tādējādi ieekonomējot pasūtītāja resursus. Tanī pašā laikā jāatceras, ka kopējā iepirkuma priekšmeta pārāk liela sadrumstalošana var samazināt vēlmi piegādātājiem piedalīties iepirkumā, tādēļ jāizvērtē katras lotes budžeta apjoms, kā arī lotu skaits kopumā.
b. Nē
Šajā gadījumā ir ieteicams iegādāties pakalpojumus no viena piegādātāja, lai tādejādi atvieglotu sadarbības procesu. Taču, ja būtu paredzēts pirkt līdzīgus pakalpojumus dažādu valstu tirgos, ka arī tad, ja būtu nepieciešami dažāda rakstura pakalpojumi, kurus atšķirīgiem piegādātāji var piegādāt ar atšķirīgiem nosacījumiem un/vai kurus bez apakšuzņēmēju piesaistes nevar piegādāt viens piegādātājs, būtu ieteicams sadalīt iepirkumu lotēs, lai ar vienu iepirkumu iegādātos pakalpojumus no vairākiem piegādātajiem, tādējādi ieekonomējot pasūtītāja resursus.
a. Viens
Pirmajā brīdī sadarbība ar vienu partneri trīs partneru vietā šķiet ērtāka, laiku un cilvēkresursus ieekonomējoša, taču, apsverot viena piegādātāja sadarbības modeli, vienmēr jāizvērtē prasības katram no sektoriem un potenciālo piegādātāju kvalifikācija, profesionalitāte, kā arī iespējamie izcenojumi, un šo kritēriju atbilstība pasūtītaja prasībām. Ja vairākos sektoros prasības ir ļoti augstas vai augstas (vērtējot pret tirgus vidējo), tad visticamāk viena piegādātāja modelis ilgtermiņā nozīmēs gan lielāku cilvēkresursu, gan naudas patēriņu pasūtītājam.
b. Vairāki
Ja ir nepieciešami dažāda rakstura pakalpojumi, kurus nevar piegādāt viena aģentūra, vai arī piegādātāji spēs nodrošināt ievērojami zemākas cenas iegādājoties specifiskus pakalpojumus atšķirīgās disciplīnās, ir ieteicams sadalīt iepirkumu lotēs, lai ar vienu iepirkumu iegādātos pakalpojumus no vairākiem piegādātajiem.
a. Jā / nezinu
Ja ir skaidri zināmi mediju veidi, kurus vēlaties izmantot, ir ieteicams veikt bartera
iepirkumu(s). Labāko bartera iepirkumu var atrast gan atklāta konkursa veidā, kurā tiek dota
iespēja pieteikties visiem ieinteresētajiem pretendentiem, gan arī slēgtas sarunu procedūras
veidā, kad tiek veiktas pārrunas ar kādu konkrētu piegādātāju (šajā gadījumā, visticamāk,
kādu konkrētu mediju vai mediju grupu). Slēgtu sarunu procedūru ieteicams veikt tikai
gadījumā, kurā pastāv objektīvi iemesli (mērķa grupas īpatnības, mediju vai mediju grupas
sasniegtās auditorijas apjoms u.c.) konkrēta potenciālā bartera darījuma sadarbības
partnera noteikšanā. Pretējā gadījumā vajadzētu rīkot atklātu konkursu, lai izvairītos no
konkursa apstrīdēšanas dēļ apzināta konkurences ierobežojuma. Dažās situācijās bartera
veidā iespējams norēķināties arī par aģentūru pakalpojumiem.
Būtiski ir saprast, ka jebkuru preci vai pakalpojumu iespējams pārvērst ekvivalentās mediju
valūtas vienībās, taču vēl būtiskāk ir nezaudēt šajā grūti salīdzināmo valūtu konvertācijā.
Ir precīzi jānosaka abu partneru produktu neto cenas, un tikai tad ir iespējams šīs valūtas
konvertēt. Jānosaka, cik 30” GRP, noteikta izmēra publikācijas, klikšķus, raidlaika minūtes
vai citas piemērotas vienības atbilst noteiktam skaitam Jūsu produkta vienībām, piemēram,
divām automašīnām, pieciem datoriem vai 40 stundām Jūsu speciālistu darba.
b. Noteikti nē
Arī mediju tirgū pastāv iespēja mainīt pakalpojumus un preces bartera veidā. Veicot bartera
konkursa nolikuma izstrādi sākotnēji jāapzina Jūsu preces vai pakalpojuma pievilcīgums
potenciālajam(-iem) piegādātājam(-iem). Situācijā, kad norēķins tikai ar Jūsu produktu
nav iespējams, nereti pastāv iespēja norēķināties daļēji bartera veidā, joprojām daļēji par
pakalpojumiem maksājot naudā. Šādā gadījumā ir būtiski saprast, ka jebkuru preci vai
pakalpojumu iespējams pārvērst ekvivalentās mediju valūtas vienībās, taču vēl būtiskāk
ir nezaudēt šajā grūti salīdzināmo valūtu konvertācijā. Ir precīzi jānosaka abu partneru
produktu neto cenas, un tikai tad ir iespējams šīs valūtas konvertēt.
Gadījumā, kad bartera iepirkumu pilnā vai daļējā apmērā nav iespējas vai nepieciešamības
realizēt, nepieciešams veikt jebkāda cita veida (atklātu, slēgtu) konkursu.
a. Jā
Neitrālās puses mediju kampaņu audits dod iespēju pārbaudīt gan sadarbības partnera (šajā gadījumā – mediju aģentūras) darbu, gan notikušās reklāmas aktivitātes kvalitāti un reāli piegādāto apjomu.
b. Nē
Mediju audita procesa gaitā iespējams identificēt svarīgas nianses, kuras koriģējot, nākotnē var uzlabot mediju plānojumu, tuvināt to stratēģijai un arī vienkārši ietaupīt pasūtītāja resursus. Tāpat iespējams noteikt reālo cenu inflāciju ņemot vērā kvalitātes faktorus, kā arī reāli saņemto (iegādāto) nosacījumu atbilstību līgumam un vispārējai tirgus situācijai.
a. Jā
Pēc iespējas objektīvāk nepieciešams izvērtēt, vai mārketinga stratēģija sniedz sagaidāmos rezultātus. Ja uzskatāt, ka mārketinga rezultātu galvenā barjera ir nepietiekams budžets, apsveriet iespēju izmantot PR, digitālos vai nestandarta reklāmas risinājumus attiecīgi veicot iepirkumu šādos sektoros.
b. Nē
Bez mārketinga stratēģisko mērķu noteikšanas rezultātu gaidīšanu no investīcijām mārketingā, labākajā gadījumā, var salīdzināt ar sautējuma gatavošanu no nezināmām sastāvdaļām – nav zināms ko sagaidīt un ir diezgan maza iespēja, ka rezultāts būs baudāms. Ja uzņēmums ir jauns, bez iepriekšējas mārketinga stratēģijas vai arī tā ir jāmaina, un vēl nav skaidrs, cik daudz budžeta Jūs esat gatavi (un cik vēlams) tērēt mārketinga vajadzībām, kāda ir Jūsu zīmola vieta tirgū starp konkurentiem, kāda ir mērķauditorija, būtu nepieciešams izstrādāt stratēģiju, iespējams pat organizējot konkursu šajā atsevišķajā disciplīnā.
a. Ilgtermiņā (gadu un vairāk)
Ilgtermiņa attiecības stiprina zīmolu, palīdz ieturēt vienotu stilu kreatīvajos risinājumos, palīdz iegūt papildus atlaides medijos un iegūt bonusus no aģentūras. Pirms veidojiet ilgtermiņa līgumu ar mediju vai kreatīvo aģentūru, vienmēr atrunājiet darba kvalitātes kritērijus, atskaišu biežumu un to saturu, samaksu par papildus darbiem, iekļautos servisus, to regularitāti u.tml.
b. Īstermiņā (piemēram, vienas kampaņas ietvaros)
Ilgtermiņa attiecības stiprina zīmolu, palīdz ieturēt vienotu stilu kreatīvajos risinājumos, palīdz iegūt papildus atlaides medijos un iegūt bonusus no aģentūras. Ja ir iespēja, ka izmantosiet aģentūras pakalpojumus arī nākotnē, iesakām tomēr parakstīt ilgtermiņa līgumu, kas regulē darba kvalitātes kritērijus, darba uzdevumu biežumu un to saturu, samaksu par papildus darbiem, iekļautos servisus, to regularitāti u.tml. Gadījumos, kad, piemēram, nepieciešams ātri reaģēt uz konkurentu reklāmu, iepirkt medijus ar reklāmu piesātinātos mēnešos vai iegūt statistiskus datus, aģentūra spēs to ātri piegādāt.
a. Jā / nezinu
Ja ir skaidri zināmi mediju veidi, kurus vēlaties izmantot, ir ieteicams veikt bartera
iepirkumu(s). Labāko bartera iepirkumu var atrast gan atklāta konkursa veidā, kurā tiek dota
iespēja pieteikties visiem ieinteresētajiem pretendentiem, gan arī slēgtas sarunu procedūras
veidā, kad tiek veiktas pārrunas ar kādu konkrētu piegādātāju (šajā gadījumā, visticamāk,
kādu konkrētu mediju vai mediju grupu).
Būtiski ir saprast, ka jebkuru preci vai pakalpojumu iespējams pārvērst ekvivalentās mediju
valūtas vienībās, taču vēl būtiskāk ir nezaudēt šajā grūti salīdzināmo valūtu konvertācijā.
Ir precīzi jānosaka abu partneru produktu neto cenas, un tikai tad ir iespējams šīs valūtas
konvertēt. Jānosaka, cik 30” GRP, noteikta izmēra publikācijas, klikšķus, raidlaika minūtes
vai citas piemērotas vienības atbilst noteiktam skaitam Jūsu produkta vienībām, piemēram,
divām automašīnām, pieciem datoriem vai 40 stundām Jūsu speciālistu darba.
b. Noteikti nē
Arī mediju tirgū pastāv iespēja mainīt pakalpojumus un preces bartera veidā. Veicot bartera
konkursa nolikuma izstrādi sākotnēji jāapzina Jūsu preces vai pakalpojuma pievilcīgums
potenciālajam(-iem) piegādātājam(-iem). Situācijā, kad norēķins tikai ar Jūsu produktu
nav iespējams, nereti pastāv iespēja norēķināties daļēji bartera veidā, joprojām daļēji par
pakalpojumiem maksājot naudā. Šādā gadījumā ir būtiski saprast, ka jebkuru preci vai
pakalpojumu iespējams pārvērst ekvivalentās mediju valūtas vienībās, taču vēl būtiskāk
ir nezaudēt šajā grūti salīdzināmo valūtu konvertācijā. Ir precīzi jānosaka abu partneru
produktu neto cenas, un tikai tad ir iespējams šīs valūtas konvertēt.
Gadījumā, kad bartera iepirkumu pilnā vai daļējā apmērā nav iespējas vai nepieciešamības
realizēt, nepieciešams veikt jebkāda cita veida (atklātu, slēgtu) konkursu.
a. Jā
Ja vēlaties meklēt jaunu aģentūru, iesaistiet konkursa izstrādes procesā visus cilvēkus, kuri
piedalīsies rezultātu izvērtēšanā, pieņems gala lēmumus, kā arī pēc konkursa noslēgšanas
strādās ar izvēlēto piegādātāju. Daži ieteikumi, kurus jāņem vērā, organizējot mediju
aģentūru konkursu:
• Informējiet esošo sadarbības partneri vispirms par konkursu un dariet visu, lai par
gaidāmo konkursu esošais sadarbības partneris uzzina tieši no Jums nevis no kādas
trešās puses. Taču nodrošiniet visiem pretendentiem vienādas iespējas uzvarēt
konkursā un vienādus piedāvājuma sagatavošanas nosacījumus.
• Izpētiet mediju tirgu un mediju aģentūru tirgu, lai uzaicinātu pretendentus, kuri
Jums ir vispiemērotākie. Nav nepieciešams tērēt industrijas (tai skaitā arī savus un
sava uzņēmuma) resursus uzaicinot konkursā piedalīties visas (vai piemēram 10
lielākās) aģentūras. Varbūt dažas no tām strādā ar Jūsu tiešajiem konkurentiem,
tādēļ vispirms nepieciešams noskaidrot vai iespējams atrisināt potenciālo klientu
konfliktu un vai Jūs kā pasūtītāju šāds risinājums apmierinātu. Iespējams kādai
aģentūrai trūkst resursu kāda servisa nodrošināšanai. Iespējams, jūs pavisam
vienkārši, nejūtiet „ķīmiju” ar potenciālajiem partneriem. Nav ieteicams uzaicināt
konkursā pretendentus, par kura zemajām iespējām uzvarēt ir par 90% izlemts jau
pirms konkursa uzsākšanas.
• Izveidojiet pēc iespējas pilnīgāku konkursa uzdevumu, bet, lai cik pilnīgs būtu
uzdevums, pēc konkursa uzdevuma došanas pārliecinieties, ka visi ieinteresētie (un/
vai uzaicinātie) pretendenti ir sapratuši uzdevumu pilnībā. Organizējiet jautājumu
un atbilžu sesiju. Iespējams pat vairākas. Ja jautājumu/atbilžu sesijās radusies
atbilde, kas būtiski koriģē vai papildina konkursa uzdevumu, informējiet par šīm
korekcijām visus konkursa dalībniekus bez izņēmuma.
• Piedāvājumos pārbaudiet, kā mainās mediju cenas atkarībā no garantētā budžeta
un dažādiem kvalitātes kritērijiem. Pajautājiet pretendentiem par papildus
nosacījumiem, kuru izpilde var samazināt cenas. Veiciet risku analīzi.
• Ja vēlaties atrast ilgtermiņa sadarbības partneri, pārliecinieties, ka piedāvātā cenu
inflācija tuvākajiem gadiem ir adekvāta.
b. Nē
Efektīva iepirkuma veikšana nav vienkāršs process.
It īpaši, ja tas jāveic ierobežotā laikā. Mēs
palīdzam mūsu klientiem komplicēto iepirkuma procesu paveikt nepatērējot daudz laika,
minimizējot risku, ietaupot naudas līdzekļus un maksimizējot iepirkuma rezultātu. Taču mēs
ticam, ka iepirkums nav universālas zāles jebkurai situācijai. Lai optimizētu un padarītu efektīvākas
investīcijas mārketingā palīdzēsim Jums uzlabot sadarbību arī ar līdzšinējiem partneriem. Mūsu
pakalpojumu amplitūda ir sākot no piemērotākās iepirkuma valūtas noteikšanas mediju iepirkumā
līdz informācijas loģistikas uzlabošanai darbā ar radošo aģentūru, vai bartera iepirkumu pārrunu
moderēšanai. Piemēram, palīdzēsim Jums saprast vai 1” TRP kā norēķinu “valūta” būs efektīva?
Jeb labāk iegādāties 30” CPP pēc GRP? Vai internetā labāk iepirkt atlaidi vai tomēr klikšķu apjomu
definējot kvalitatīvos kritērijus? Kādus vērtēšanas un atlases kritērijus definēt radošo aģentūru
iepirkumā? Palīdzēsim Jums šajos un citos svarīgos jautājumos, kas ļaus Jums palielināt atdevi no investīcijām
mārketingā.
Katram klientam un apstākļiem nepieciešama īpaša pieeja, tādēļ sniedzot pārāk detalizētus
padomus par komplicēto komunikāciju iepirkuma vai audita procesu iespējams sniegt lāča
pakalpojumu. Par specifiskiem jautājumiem komunikāciju iepirkumu vai audita procesos, lūdzam
sazināties ar mums.